GESTION
DE DOCUMENTOS
Según
Jose Lopez Yepes dice que el “documento es toda exprecion en el lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en
cualquier tipo de soporte material, asi como cualquier otra expresion grafica
que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de
los grupos humanos”[1].
El
documento de archivo para Romero Tallafigo es “aquel que contiene informacion o
testimonio en de cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier forma y
lenguaje que ha sido recivido o espedido en el ejercicio de funciones legales o
transacciones de negocios por una institucion o persona que lo conserva como
testimonio o prueba o continuidad de la gestion”[2].
Para
el archivo general de la nacion define que “gestión documental Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.”[3]
“Entre
las numerosas definiciones de documento de archivo, citaremos la del
Diccionario de Terminología Archivística, elaborado en 1993 por la Dirección
General de Archivos Estatales Españoles, en la que leemos: un documento de
archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo
con característicasde tipo material o formal.
El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminología Archivística (1993) define el documento de archivo como “una combinación de un medio y la información registrada en él, quepuedeserutilizada como Prueba o para consulta.
[1] LOPEZ YEPEZ, José. Manual de ciencias de la documentación. En:
Madrid 2009. 145 p.
[2] ROMERO, Tallafigo, M: archivística y archivos :soporte edificio y
organización, Sevilla: asociación de archiveros de Andalucía, p 196. Citado
por: LOPEZ YEPEZ, José. Manual de ciencias de la documentación. En: Madrid
2009. 146 p.
[3] ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: glosario de archivo: [Termino de
búsqueda: gestión documentan] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
